Klanten aansluiten

Alle betaalproviders zijn verplicht om eerst een cliëntenonderzoek te doen voordat ze een relatie aangaan. In de praktijk wil dat zeggen dat je wellicht wel een account kunt aanmaken, maar nooit direct transacties kunt verwerken en uitbetaald krijgen.

Dit is het vaste proces:

1. Klantenonderzoek, ook wel KYC (Know Your Customer) genoemd
2. Contract aanbieden (betaalproviders noemen dit een relatie aangaan)
3. Webshop aansluiten op de betaalmethoden

Klantenonderzoek

Bij het aanmaken van een betaalprovider account vragen betaalproviders allemaal ongeveer dezelfde documenten en informatie. Dit hebben betaalproviders nodig om het klantenonderzoek mee te beginnen.

Wat vragen ze?	Toelichting
Kopie identiteitskaart, paspoort	Van de bestuurders en UBO. Lees op Kvk.nl - Wat is een UBO? Een betaalprovider mag vragen om een onbewerkte kopie. Lees meer hierover op autoriteitpersoonsgegevens.nl
UBO-uittreksel	Eind 2024 kregen betaalproviders weer toegang tot de UBO-gegevens bij de Kamer van Koophandel, waardoor dit is komen te vervallen bij betaalproviders die al zijn gekoppeld met de KvK-dataservice.

Vervolgens gaan ze diverse controles uitvoeren. Op basis daarvan wordt de risicoclassificatie van de klant bepaald. Dit kan verlaagd, neutraal, hoog of onacceptabel zijn. Bij onacceptabel zal de webshop geen klant mogen worden.

Enkele voorbeelden van controles die de betaalproviders uitvoeren:

Controle	Toelichting
Is er een PEP betrokken?	Als je een bepaalde functie vervult, ben jij (en je directe familie) een PEP (Politically Exposed Person). Bekijk de exacte lijst van functies op Belastingdienst.nl. De betaalprovider mag je wel aansluiten, maar het bestuur moet goedkeuring geven en kan bijvoorbeeld besluiten aanvullende maatregelen te nemen zoals aanvullende transactiemonitoring.
Is de webshop, bestuurder of UBO gevestigd in een land dat voorkomt op de FATF-lijst?	FATF staat voor Financial Action Task Force on money laundering. Lees hier meer over op DNB.nl. Als een land op de grijze lijst staat kan dat gevolgen hebben.
Doel en aard van relatie	Begrijpen wat de webshop gaat verkopen, aan wie, hoe vaak en dergelijke. Op basis hiervan kan de betaalprovider bepalen of het allemaal wel lijkt te kloppen en eventueel maatregelen nemen zoals aanvullende transactiemonitoring.
De webshop, bestuurder of UBO staat niet op een sanctielijst	De VN en de EU geven sanctielijsten uit; kort gezegd mag je daar geen relatie mee aangaan. En als ze je benaderen, moet je dat melden. Lees meer over sancties op DNB.nl.
Klopt de UBO?	Dit kan in de praktijk complex zijn, bijvoorbeeld bij een stichting. Vaak wordt een accountant of notaris gevraagd om documenten te leveren.

Als een webshop als hoog risico wordt gezien, dan neemt de betaalprovider vaak aanvullende maatregelen. Dit kan intern zijn, maar het kan ook betekenen dat de webshop meer informatie of documenten dient aan te leveren.

Betaalproviders doen vervolgens periodiek een controle om te kijken of alles nog actueel is. Ze gebruiken monitoringsoftware om bijvoorbeeld te controleren of een webshop een PEP als bestuurder heeft of op de sanctielijst is geplaatst.

Webshops uit buitenland

Nederlandse betaalproviders kunnen bij DNB aangeven dat ze webshops willen aansluiten uit andere EU-landen. In het DNB register is te zien welke landen ze aan DNB hebben doorgegeven bij het tabje EU Paspoort (uit). Dit wil overigens niet zeggen dat ze daadwerkelijk klanten uit die landen op dat moment accepteren.

Betaalproviders kunnen ook webshops buiten de EU aansluiten, maar dat hangt af van het land. Ter voorbeeld: het Verenigd Koninkrijk eist dat een betaalprovider daar een vergunning heeft, terwijl andere landen zoals Curaçao dat (nog) niet eisen.

Vanwege de complexiteit van compliance kan het voorkomen dat betaalproviders terughoudend zijn met het aansluiten van webshops uit landen buiten de EU.

Webshop aansluiten op de betaalmethoden

Als het klantenonderzoek is afgerond en het contract getekend, gaat de betaalprovider de aansluiting in orde maken.

Hoe dit exact gaat, verschilt per betaalmethode, techniek en betaalprovider. Als de betaalprovider bijvoorbeeld zelf acquirer is, hoeft de webshop daar niet meer voor te worden aangemeld. Er zijn betaalproviders die alles automatiseren, maar ook waar dit handmatig gaat.

Waar je als webshop op kunt letten: is het mogelijk een handelsnaam door te geven aan de betaalmethoden? Stel dat je bedrijf A heet, maar je hebt ook de handelsnaam jouwwebshopnaam.nl, dan wil je dat op een afschrift van een betaler tonen.

MCC bepalen

MCC is een afkorting van Merchant Category Code. Er is geen centrale partij die 1 lijst bijhoudt en dwingende regels heeft over wat waaronder valt. Over het algemeen zijn de lijsten wel gelijk.

Betaalproviders moeten de MCC-keuze doorgeven aan diverse betaalmethoden, zoals:

• Cards
• iDEAL

In de praktijk kan het voor betaalproviders toch wel uitdagend zijn. Een theoretisch voorbeeld:

Een apotheek verkoopt medicijnen maar heeft ook drop, tandpasta en warmtekussens.

Meestal is de regel: wat je het meeste verkoopt, daar gebruik je de MCC van. Maar er zijn ook MCC’s die je altijd moet gebruiken, zoals in dit voorbeeld ook omdat medicijnen vaak als hoog risico worden gezien.